Time de excelência, dream team, super equipe, equipe campeã. Independente do nome, todo organizador de eventos sonha em ter o apoio de profissionais comprometidos e motivados para trabalhar lado a lado com ele nos eventos que realiza. São tantas decisões e etapas a serem concluídas que poder contar com uma equipe realmente qualificada tornou-se gênero de primeira necessidade, num mercado cada vez mais competitivo.

Quem trabalha com eventos sabe o quanto o trabalho de organização é complexo e que todo evento inicia muito tempo antes da data de realização. Os profissionais começam a montar a estrutura já na conversa inicial com o cliente, momento em que são captadas as primeiras informações que ajudarão no planejamento das ações.

Definindo os perfis

Não existe um padrão ou modelo específico  para o planejamento de um evento. Cada um tem suas particularidades e necessidades, e cabe ao organizador entender essas características para montar uma equipe que corresponda a estas exigências.

Logicamente, a equipe de produção e organização precisa ser experiente para dar andamento às várias etapas do planejamento e perfeitamente capaz de resolver problemas e imprevistos.

Uma boa ideia é começar por um bom briefing. Procure entender qual é o propósito ou principal objetivo do evento: facilitar o networking, confraternizar, trabalhar a marca da empresa, vender ou atrair mais clientes, entre outros.

Somente entendendo o propósito e todos os objetivos do evento são possíveis identificar as características dos profissionais e parceiros que melhor se adequam a cada caso. Por exemplo, se a ação for ligada a área de entretenimento, contar uma equipe mais criativa e despojada é importante. Caso seja uma feira corporativa ligada a área da engenharia ou da saúde, é interessante que os profissionais tenham um perfil mais discreto, assim como num evento técnico cientifico.

Ainda assim, vale à máxima: se você foi a um evento que chamou sua atenção, faça uma pesquisa ou pergunte diretamente para a empresa que assinou a ação quem são os seus parceiros. Pesquise ainda na internet e nas redes sociais. Mas não se esqueça dos contatos: até seus fornecedores podem conhecer e indicar profissionais e empresas de qualidade nas quais você poderá confiar.

Conhecendo os profissionais

Uma vez selecionado o pessoal de apoio é prudente ter informações e conhecer alguns detalhes sobre a vida de cada um. Esse passo é útil porque permite delegar tarefas de maneira personalizada, considerando as habilidades e potencialidades de cada membro da equipe. Assim, aquelas pessoas com talento para atender ao público podem ficar responsáveis pelo credenciamento dos participantes. Já aqueles com espírito mais dinâmico e criativo podem ficar responsáveis por recepcionar os convidados e conduzi-los até a sua mesa, por exemplo.

Experiência

Reza a lenda no mercado que organizar eventos é viver perigosamente e abrir, todos os dias, uma caixinha de surpresas. Por isso contratar profissionais experientes é essencial.  Saber contornar os imprevistos, trabalhar sob pressão e com resiliência é uma das principais habilidades de um profissional da área, mas que com a experiência, ficam ainda mais evidentes.

Profissionais mais experientes estão mais preparados para enfrentar os desafios da organização, incluindo possíveis problemas com estrutura, fornecedores ou, até mesmo, com o público, pois agem com mais jogo de cintura.

Treinamento

Mesmo com todos os cuidados tomados na hora de selecionar os integrantes da equipe, não abra mão de um bom treinamento coletivo nos dias anteriores à realização do evento. Isso é muito importante para orientá-los sobre os objetivos e as tarefas que devem ser cumpridas ao longo da produção.

Outro recurso interessante é fazer um workshop voltado para o atendimento ao público. Assim é possível garantir um tratamento padronizado e de qualidade para todos os participantes.

Lideranças

Em qualquer equipe interna, há pessoas que se destacam mais com relação à liderança. Escolha para liderar um profissional responsável, competente, dinâmico e que tenha um ótimo poder de persuasão e de comunicação. Com essa pessoa liderando o time, sobrará mais tempo para que você, enquanto organizador, possa se dedicar às tarefas arbitrárias e ao planejamento estratégico.

Contratos

Para garantir que tudo realmente funcione bem no seu evento coloque tudo em contrato. Especifique claramente os direitos e deveres do profissional ou da empresa contratada. Descreva quais os serviços contratados e por quanto tempo eles serão executados, assim como o eventual uso de material/equipamentos do próprio profissional no desempenho da tarefa. Inclua o máximo possível de detalhes nessa operação.

Feedback pós-evento

Uma das medidas que mais traz resultados é uma reunião para dar um feedback  do trabalho executado. Isso vai ajudar muito nos eventos futuros é dá ao colaborador uma sensação de pertencimento e coesão.

Esse encontro pós-evento será uma ótima oportunidade de reunir novamente os colaboradores e discutir sobre os prós e contras da experiência e sobre o que pode ser modificado nos próximos trabalhos em conjunto.